@ChatGPT ב־Slack וב־Teams: איך עסק קטן מפעיל אותו בלי לצאת מהצ׳אט של הצוות

למה זה חשוב לעסק קטן

הצוות כבר נמצא ב־Slack או ב־Teams: שאלות על לקוח, סיכום פגישה, טיוטת מייל. עד עכשיו מי שרצה עזרה מ־ChatGPT פתח חלון אחר, העתיק הקשר והדביק בחזרה.

עכשיו אפשר לכתוב @ChatGPT בערוץ שאושר או בהודעה ישירה, ולבקש סיכום, טיוטה או תשובה מתוך השיחה. התשובה מופיעה באותו מקום, בלי ״שלח לי את זה בפרטי״. זה לא מחליף את ChatGPT באתר. זה עוזר שיושב איפה שהעבודה כבר קורה.

מה מקבלים, ומה לא

שני דברים חשובים במיוחד:

1. @ChatGPT פועל דרך חשבון שירות של הארגון, לא דרך החשבון האישי של מי ששואל. כל מה שהוא רואה נקבע לפי החיבורים שהמנהל הגדיר.
2. תשובה בצ׳אט משותף נראית לכל המשתתפים. לא מבקשים בערוץ פתוח סיכום עם שכר או פרטי לקוח רגישים.

יש גם דרך הפוכה, לחבר Slack או Teams אל תוך ChatGPT עצמו כחיבור. זה דבר אחר, והוא לא מתקין את @ChatGPT בארגון.

למי זה מתאים השבוע

• צוות של 3 עד 30 אנשים שכבר משלם על ChatGPT Business.
• Slack או Teams הם ערוץ העבודה המרכזי.
• יש אדם אחד שיכול להיות מנהל ה־Workspace ב־OpenAI. ב־Teams ייתכן שצריך גם הרשאת מנהל ב־Microsoft.

אם יש לכם רק Plus אישי, זה עדיין לא בשבילכם. צריך Workspace עסקי.

מה לעשות השבוע, בלי לפרוס לכל החברה

1. פיילוט צר

בוחרים ערוץ אחד (למשל #operations) ושניים־שלושה אנשים. לא פותחים לכל הארגון לפני בדיקה.

2. המנהל מחבר את הפלטפורמה

לפי מדריך ההגדרה של OpenAI, זה קורה מתוך ה־Admin console של ה־Workspace, בהגדרות של סוכני @ChatGPT. שם בוחרים Slack או Teams ומאשרים את האפליקציה. כמה דברים לדעת:

• ב־Slack, אם האפליקציה כבר מותקנת, ייתכן שצריך לאשר הרשאות חדשות.
• ב־Teams צריך מנהל Microsoft בכיר כדי לחבר את הארגון, ואז להתקין את האפליקציה לאנשים או לקבוצות שנבחרו.
• שמות התפריטים עשויים להשתנות. אם משהו לא תואם, חפשו במרכז העזרה של OpenAI את ״Setting up and managing @ChatGPT״.

3. יוצרים סוכן ובודקים

1. נותנים לו שם ברור.
2. ב־Slack מגבילים אותו לערוצים נבחרים ומכניסים רק את ערוץ הפיילוט.
3. מוסיפים את @ChatGPT לערוץ.
4. כותבים בשרשור משהו כמו: @ChatGPT סכם את ההערות האלה ב־3 נקודות פעולה לבעל העסק, ומדביקים הערות קצרות ולא רגישות.
5. בודקים גם הודעה ישירה בנפרד. לפי המדריך, הגבלת ערוצים ב־Slack לא חוסמת הודעות ישירות.

4. חיבור כלי אחד, אם בכלל

אחרי שהתשובות הבסיסיות עובדות אפשר לחבר כלי אחד, למשל Drive לקריאה בלבד. מתחילים בקריאה ולא בכתיבה. ההרשאות נקבעות לפי החשבון שחיברתם, ולא לפי ההרשאות של כל עובד.

5. תקרת שימוש

השימוש ב־@ChatGPT נספר מה־credits של ה־Workspace. מנהל יכול להגדיר ברירת מחדל לתקרת שימוש לכל סוכן, כדי שהפיילוט לא יחרוג מהתקציב. כדאי להגדיר אותה לפני שפותחים לצוות.

חמש בקשות לנסות בפיילוט

1. סיכום שרשור: @ChatGPT סכם את השרשור הזה ב־5 שורות: החלטות, אחראים, תאריכים.
2. טיוטה ללקוח: @ChatGPT נסח מייל קצר בעברית ללקוח על סטטוס המשלוח, לפי מה שכתוב כאן. בלי הבטחות שלא הופיעו בשיחה.
3. משימות פתוחות: @ChatGPT הוצא מההודעות האחרונות רק פעולות פתוחות, בפורמט: מי, מה, עד מתי.
4. ישיבת בוקר: @ChatGPT לפי ההודעות מאתמול, הצע סדר יום לישיבה של 15 דקות.
5. לקוח לא מרוצה: @ChatGPT נסח תשובה מנומסת ללקוח שכועס על העיכוב: אמפתיה, העובדות מהשרשור והצעת צעד הבא. בלי להתנצל על דברים שלא קרו.

שמרו את הבקשות שעבדו במסמך אחד. ככה הפיילוט הופך לשגרה.

סיכונים לסגור לפני הרחבה

• קהל התשובה: מה ש־@ChatGPT כותב בערוץ, כולם רואים.
• אורחים ו־Slack Connect: לא נתמכים, אז אל תבנו על זה מול לקוחות חיצוניים בערוץ משותף.
• Credits: בקשות דרך חשבון השירות נספרות על חשבון הארגון. אם עובד מאשר חיבור אישי לפעולה מסוימת, השימוש עלול להיחשב עליו.
• תחליף לאפליקציה הישנה: ב־Business/Enterprise/Edu @ChatGPT מחליף את חוויית הסרגל האישית הקודמת. מעבר דורש אישור הרשאות ממנהל Slack.

לסיכום

1. בדקו שיש לכם ChatGPT Business ומנהל שיכול להיכנס ל־Admin console.
2. הקימו פיילוט בערוץ אחד עם שניים־שלושה אנשים.
3. בדקו תשובה בשרשור ותשובה בהודעה ישירה, ורק אחר כך שקלו חיבור של Drive או כלי אחר.
4. הגדירו תקרת credits.
5. כתבו לצוות משפט אחד: איפה מותר להשתמש ב־@ChatGPT, ומה אסור לשים בערוץ משותף.

מה לא אומת: דפי העזרה של OpenAI לא נפתחו לנו ישירות בבדיקה האוטומטית, ולכן הפרטים על ההגדרה והמגבלות נשענים על הערות הגרסה, על דף המוצר ועל מדריך ההגדרה כפי שהם מצוטטים בחיפוש. פרטי ממשק ותמיכה בעברית לא נבדקו.